Sie planen einen Tag der offenen Tür oder möchten Journalisten bei einem Pressegespräch über ein wichtiges Thema informieren? Dann versenden Sie vorab eine Presseeinladung. Diese wird meist als einfache E-Mail verschickt, kann aber auch in Form eines PDF-Dateianhangs der E-Mail beigelegt werden. Ein postalischer Versand wirkt optisch zwar ansprechender, ist in der Regel jedoch überflüssig. Die Presseeinladung enthält alle wichtigen Informationen zu der bevorstehenden Veranstaltung und sollte möglichst frühzeitig an die Presse versendet werden. Die Einladung zum Tag der offenen Tür etwa, können Sie ruhig zwei Wochen vor dem Event abschicken.

Ein paar allgemeine Tipps vorweg

• Schreiben Sie die Redakteure, wenn möglich persönlich an.

• Setzen Sie bei einer E-Mail nie andere Medien/Empfänger in cc/Kopie.

• Bei einem Versand an mehrere Medien gleichzeitig, verwenden Sie die Blindkopie (bcc). Die Empfänger sehen dann nicht, an wen die E-Mail noch versendet wurde.

• Fassen Sie sich kurz und erläutern Sie in wenigen Sätzen worum es in der Veranstaltung geht und wieso das Thema für die Medien von Interesse ist.

• Nennen Sie Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung.

• Versenden Sie die Einladung ca. zehn Tage vor dem Termin.

• Fassen Sie 2-3 Tage vor dem Termin noch einmal telefonisch nach, ob die Redaktion eine Teilnahme plant.

Diese Fragen muss die Presseeinladung beantworten:

• Was ist der Anlass der Veranstaltung?

• Wer lädt zu der Veranstaltung ein?

• Wer nimmt teil und wer steht der Presse für ein Gespräch zur Verfügung?

• Gibt es ein Programm?

• Wann beginnt/endet die Veranstaltung?

• Wo findet das Pressegespräch statt?

• Wer ist der Ansprechpartner für Rückfragen?

Vermeiden Sie typische Fehler:

• Eine schwammige Betreffzeile

• Keine persönliche Anrede

• Falsche Anrede (besonders, wenn Sie die Mail an andere Redaktionen weiterleiten)

• Rechtsschreibfehler

• Eine endlose Einleitung

• Unvollständige Adressdaten oder Angaben

Die Aussendung Ihrer Presseeinladung

Die Presseeinladung versenden Sie an ausgewählte Journalisten aus Ihrem Verteiler. Denken Sie daran: Nur eine Veranstaltung, die den Journalisten einen Mehrwehrt bietet, macht nachhaltig Sinn. Ein Gespräch mit Ihrem Experten, den es so in der Region kein zweites Mal gibt, oder die Möglichkeit, ein neues Produkt selbst zu testen, bieten diesen Mehrwert. Ähnlich wie bei der Pressemitteilung benötigen Sie also auch hier einen „Aufhänger“.

Ihre Presseeinladung ist natürlich keine Garantie dafür, dass tatsächlich ein Journalist erscheint. Haken Sie also einige Tage nach Versand der Einladung telefonisch nach, ob ein Redakteur vor Ort berichten wird. Ist dies nicht der Fall, haben Sie noch immer die Möglichkeit, eine Pressemitteilung zu versenden. Ist diese informativ geschrieben, besteht eine gute Chance, dass das Thema doch noch in die Medien kommt.

Wichtig: Übertreiben Sie es nicht mit dem telefonischen Nachfassen. Redaktionen sind durch ständige Telefonanrufe schnell genervt. Mit etwas Erfahrung können Sie schnell einschätzen, welches Thema eine Presseeinladung wert ist und welches nicht.