Sie möchten eine Pressemitteilung versenden oder Journalisten zu einem Presse-Event einladen? Dann brauchen Sie einen aktuellen Presseverteiler. Was einen guten Presseverteiler auszeichnet, wie Sie diesen erstellen und optimal nutzen, erkläre ich in diesem Blogbeitrag.

Was ist ein Presseverteiler?

Kurz gesagt, ist ein Presseverteiler nichts anderes als eine Adressdatenbank. Hier sammeln Sie die Kontaktdaten von Medien und Journalisten, die für Ihr Unternehmen und seine Pressearbeit relevant sind. Wichtige Daten, die in Ihren Presseverteiler aufgenommen werden sollten, sind:

Die Art des Mediums: Handelt es sich um eine Tageszeitung, einen Radiosender oder einen Blog?

Der Name des Mediums: Werden Sie konkret und benennen Sie das Medium, das erreicht werden soll. Beispiele sind die FAZ, die Neue Westfälische oder n-tv.

Ihr Ansprechpartner: Im Idealfall, haben Sie einen direkten Ansprechpartner, den Sie mit Namen und Vornamen in den Presseverteiler aufnehmen können.

Die E-Mailadresse: Nahezu 100 Prozent der Pressemitteilungen oder Presseeinladungen werden heute digital versendet. Ohne aktuelle E-Mailadressen ist Ihr Verteiler also wenig wert. Investieren Sie Zeit und Mühe, um die E-Mailadressen der Redaktion herauszufinden. Eine info@-Adresse, die Sie im Impressum gefunden haben, landet nur selten auf dem richtigen Schreibtisch.

Die Telefonnummer: Nachdem Sie Ihre Inhalte per E-Mail an die Redaktionen versendet haben, sollten Sie innerhalb der nächsten 14 Tage telefonisch nachfassen. Die Telefonnummer ist also ein wichtiger Bestandteil des Presseverteilers.

Adressdaten: Trotz der Digitalisierung, kann die genaue Anschrift des Mediums wichtig werden – etwa, wenn Sie hochwertig gestaltete Presseeinladungen per Post versenden möchten.

Welche Medien und Journalisten soll ich in meinen Presseverteiler aufnehmen?

Dazu müssen Sie natürlich wissen, welche Medien für Ihre Pressearbeit relevant sind. Wenn Sie ein mittelständisches Unternehmen haben, das vor allem in Ihrer Region aktiv ist, sind die Lokalmedien wichtig für Sie. Falls Sie aber bundesweit Medien erreichen möchten oder vielleicht sogar international, werden Sie vermutlich auf einen professionellen Pressedienst zurückgreifen müssen. Wenn Sie vor allem die Fachpresse erreichen möchten, reicht es häufig, die drei oder vier relevantesten Fachzeitschriften herauszufiltern. Zielen Sie nicht mit der Schrotflinte, sondern filtern Sie genau die Medien heraus, die für Ihre Öffentlichkeitsarbeit interessant sind.

Wie finde ich die Kontaktdaten der Journalisten?

Heute hat jedes Medium eine Website, auf der Sie die Kontaktdaten finden. Leider ist nicht immer jeder Redakteur mit seinen persönlichen Daten aufgeführt. Sie müssen also meist den Umweg über das Redaktionssekretariat gehen. Das ist aber nicht weiter schlimm, da Ihre Meldung an den jeweils zuständigen Redakteur weitergeleitet wird und nicht einfach im Papierkorb verschwindet. Es sei denn natürlich, Ihre Pressemeldung ist so irrelevant oder unprofessionell geschrieben, dass sie keinen zweiten Blick wert ist. Viele Medien veröffentlichen außerdem ihre Mediadaten. Dabei handelt es sich meist um ein PDF, das Sie herunterladen können. Hier finden Sie alle Infos zur Reichweite des Mediums, dem Erscheinungsgebiet, den Anzeigenpreisen und auch die Kontaktdaten.

Unternehmen wie Meltwater oder cision, werden häufig von den Marketing- und Presseabteilungen großer Konzerne verwendet. Diese Tools kosten bis zu 15.000 Euro im Jahr, bieten dafür aber eine unüberschaubare Masse an Kontaktdaten. Sie können hierüber sehr leicht die für Sie relevanten Journalisten herausfiltern, eigene Verteiler aufbauen und auch nach Presseveröffentlichungen suchen. Dieses sogenannte Monitoring beschränkt sich allerdings meist auf Online-Veröffentlichungen. Tools für die Pressearbeit lohnen sich nur:

• Wenn Sie Teil eines großen Konzerns sind und wöchentlich eine Vielzahl unterschiedlicher Medien erreichen möchten.

• Sie über zahlreiche Standorte in Deutschland oder weltweit verfügen und die Presselandschaft dieser einzelnen Regionen bespielen müssen.

Kleinen und mittelständischen Unternehmen rate ich dazu, die Erstellung eines Presseverteilers selbst in die Hand zu nehmen. Der Aufwand ist meist recht überschaubar und lohnt sich!

Wie kann ich den Presseverteiler aufbauen?

Wenn Sie den Presseverteiler in Eigenregie erstellen, empfehle ich eine simple Excel-Tabelle. Hier tragen Sie die für Sie relevanten Medien ein und kopieren die jeweils gewünschten E-Mailadressen heraus. Natürlich sollten Sie den Verteiler regelmäßig auf Aktualität überprüfen. Journalisten wechseln recht häufig den Arbeitgeber und so stellen Sie sicher, dass Sie stets den richtigen Ansprechpartner erreichen. Ich empfehle, dass Sie rund ein Mal im Jahr prüfen, ob die Daten noch passen.

Sie brauchen Unterstützung beim Erstellen Ihres Presseverteilers oder beim Aufbau Ihrer Pressearbeit? Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir eine Nachricht. Ich helfe Ihnen gerne.