Manche Ereignisse oder Entwicklungen verdienen mehr als eine Pressemitteilung. Vielleicht haben Sie das Unternehmen endlich aus den roten Zahlen geführt und möchten dies auf einer Bilanz-Pressekonferenz veröffentlichen. Oder Ihr Betrieb hat einen Prototyp entwickelt, den Sie der Öffentlichkeit vorführen möchten. Gelegenheiten wie diese sollten Sie nutzen, um Journalisten in Ihr Unternehmen einzuladen. Was Sie bei Hintergrundgesprächen und Presse-Events beachten müssen, zeige ich Ihnen mit diesem Blogbeitrag.

Was ist der Unterschied zwischen einem Hintergrundgespräch und einem Presse-Event?

Kurz gesagt: Bei einem Hintergrundgespräch laden Sie in der Regel nur einen oder höchstens zwei Pressevertreter ein. Die Journalisten haben so mehr Zeit, Fragen zu stellen. Der ganze Rahmen ist vertraulicher angelegt als ein Presse-Event. Hintergrundgespräche sind zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie eine bestimmte Botschaft gezielt lancieren oder ein Medium exklusiv informieren möchten. Ein ausführliches Interview mit Ihrem Geschäftsführer, in dem dieser zu einem sensiblen Thema Auskunft gibt, wäre ein guter Anlass für ein Hintergrundgespräch.

Presse-Events hingegen, sind etwas für die große Bühne. Hier hoffen Sie, dass möglichst alle relevanten Medien erscheinen und berichten. Welche Anlässe es für eine Presse-Veranstaltung gibt, erkläre ich im nächsten Absatz.

Wann lohnt sich eine Pressekonferenz?

Bei dem Wort „Pressekonferenz“, haben Sie nun vermutlich Bilder von dutzenden Journalisten im Kopf, die alle durcheinanderbrüllen, um ihre Frage an den wichtig aussehenden Pressesprecher im schwarzen Anzug loszuwerden. Ich kann Sie beruhigen: Meist geht es zivilisierter zu. Und nicht jedes Ereignis ist gleich eine Pressekonferenz wert. Wann also macht es Sinn, Journalisten einzuladen? Hier einige Beispiele:

Standorteröffnungen: Wenn Ihr Unternehmen einen neuen Standort, eine Fabrik oder eine Logistikhalle eröffnet, ist das immer ein Grund zum Feiern. Denn vielleicht schafft Ihr Unternehmen so neue Arbeitsplätze in der Region oder bietet einen Service, den es so in der Stadt noch nicht gab.

Produktneuheiten: Ihr Betrieb hat eine technische Innovation entwickelt oder einen völlig neuartigen 3-D-Drucker angeschafft? Im Gegensatz zu vielen digitalen Produkten, sind neue Maschinen und Anlagen eine gute Möglichkeit, um Ihr Unternehmen erlebbar zu machen. Gute Pressefotos inklusive.

Hoher Besuch: Gerade wenn Ihr Unternehmen in der Branche führend ist, einen wichtigen Beitrag für die Gesellschaft leistet oder gute Kontakte ins Ausland hat, ist der Besuch von Lokalpolitikern oder ausländischen Gästen keine Seltenheit. „Benutzen“ Sie diese Besuche und laden Sie Journalisten zu einem gemeinsamen Gespräch ein.

Krisen-PR: Fehler passieren. Um der Öffentlichkeit klar zu machen, dass Sie aus diesen Fehlern lernen, bietet sich ein Presse-Event an. So zeigen Sie Transparenz und können offene Fragen persönlich beantworten.

Übrigens: Journalisten, die sich heutzutage Zeit für einen Besuch in Ihrem Betrieb nehmen, werden auch berichten. Während eine Pressemitteilung nicht immer zu einer Veröffentlichung führt, ist dies nach einer Pressekonferenz zu fast einhundert Prozent sicher.

Presse-Event: Was muss ich bei der Organisation beachten?

Große Konzerne beschäftigen oft eine ganze Presse- oder Marketingabteilung, die sich mit der Organisation des Presse-Events beschäftigt. Ich gehe in diesem Beitrag aber davon aus, dass Sie für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen tätig sind und wenig Erfahrung mit der Pressearbeit haben.

Die Einladung: Wie eine ideale Presseeinladung aussieht, habe ich in einem eigenen Blog-Beitrag erklärt. 

Gesicht zeigen: Bestimmen Sie vorab einen Ansprechpartner, der sich während der Veranstaltung um die Journalisten kümmert. Idealerweise kann dieser Ansprechpartner auch fachliche Fragen kompetent beantworten und steht den Journalisten auch für ein Foto zur Verfügung.

Raum und Zeit: Redakteure, die das erste Mal Ihr Unternehmen besuchen, möchten in der Regel zunächst die Räumlichkeiten sehen. Überlegen Sie also, welche Räume eventuell besucht werden und räumen Sie ein wenig auf. Das mag für Sie selbstverständlich sein, ist es aber leider für viele Unternehmen nicht. Ich habe schon Presseveranstaltungen erlebt, die in verqualmten Hinterzimmern abgehalten wurden. Das hinterlässt keinen positiven Eindruck. Machen Sie es besser. Bereiten Sie einen hellen, freundlichen Raum vor, in dem alle Journalisten Platz finden und bieten Sie Kaffee, Wasser oder Kekse an. Kurz: Sorgen Sie dafür, dass sich die Journalisten wohl fühlen.

Die Frage nach der richtigen Uhrzeit für ein Presse-Event, ist nicht so leicht zu beantworten. Da auch Journalisten gerne einen Feierabend oder ein Wochenende haben, sollten Sie sich möglichst für einen Wochentag entscheiden. Morgens zwischen 09:00 und 10:00 Uhr oder am Nachmittag zwischen 14:00 und 17:00 Uhr ist meist ein guter Zeitrahmen.

Flyer & Co.: Verteilen Sie Visitenkarten, Flyer oder Broschüren und überreichen Sie jedem Journalisten die Pressemappe Ihres Unternehmens. Diese sollte die wichtigsten Zahlen, Daten und Fakten zu Ihrem Unternehmen und dem Thema des Events sowie Ihre Kontaktdaten enthalten. Wie eine Pressemappe genau aufgebaut ist, erkläre ich im nächsten Blogbeitrag.

Pressefotos und Videoaufnahmen

Bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor und haben Sie alle Fakten zur Hand. Für TV- und Radioredakteure ist Stille wichtig. Hintergrundgeräusche, klingelnde Telefone oder Mitarbeiter, die sich die Klinke in die Hand geben, stören die Aufnahmen. Überlegen Sie auch vorab, wo ein schönes Pressefoto entstehen könnte. Räumen Sie sich selbst und den Journalisten genug Zeit ein. Ein Pressegespräch kann durchaus mehrere Stunden dauern – besonders dann, wenn das Thema interessant oder etwas kompliziert ist.

Pressearbeit und Gleichberechtigung

Natürlich behandeln Sie alle Journalisten freundlich und ziehen niemanden vor. Ein Besuch der FAZ ist sicher eine besondere Ehre, der Praktikant der Lokalzeitung hat aber ebenfalls ein Anrecht darauf, dass seine Fragen beantwortet werden.

Leider ist nicht jedes Pressegespräch von Erfolg gekrönt. In seltenen Fällen sagen Journalisten zu und schaffen es dann doch nicht zu erscheinen. Seien Sie in diesem Fall nicht enttäuscht. Verhalten Sie sich professionell und senden Sie eine Pressemitteilung. So haben Sie gute Chancen, Ihre Botschaft in die Medien zu bringen.

Ihre Checkliste für ein erfolgreiches Pressegespräch

Prüfen Sie vor Beginn des Pressegesprächs, ob Sie wirklich alles bedacht haben:

· Sind vor dem Gebäude oder in der Nähe genügend freie Parkplätze vorhanden? Falls nicht, rufen Sie die Journalisten vorab an und erklären Sie den Weg zu Parkmöglichkeiten in der Nähe. Können die Journalisten den Raum auch ohne Hilfe leicht finden? Gerade in größeren Betrieben sind Hinweisschilder oder kleine Wegweiser eine gute Idee. Journalisten haben wenig Zeit und Lust, erst eine halbe Stunde nach dem richtigen Raum suchen zu müssen.

• Ist der Raum, in dem das Pressegespräch ablaufen soll, sauber, gut belüftet und einladend?

• Haben Sie an Wasser, Kaffee und kleine Snacks gedacht?

• Liegen alle wichtigen Presseinformationen (Pressemappe, Flyer, Visitenkarten) bereit?

• Sind alle Gesprächspartner informiert? Sind Ihre Mitarbeiter gebrieft und haben Sie sich auf das Gespräch und Fragen der Presse vorbereitet?

• Ist der Ort, an dem das Pressefoto erstellt werden kann, hergerichtet?

Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Machen Sie sich aber nicht unnötig verrückt. Kein Journalist erwartet, dass Sie auf jede Frage sofort eine Antwort parat haben oder alles über Ihr Unternehmen preisgeben. Mit jeder weiteren Presse-Konferenz werden Sie an Sicherheit gewinnen. Also haben Sie Spaß und freuen Sie sich über die kostbare Aufmerksamkeit der Presse.